Comment planifier une fête de Noël virtuelle pour vos employés

Les vacances peuvent ne pas se dérouler exactement comme vous le souhaitez en raison d’événements mondiaux, mais cela ne signifie pas que vous devez manquer la fête de bureau annuelle que tout le monde aime.

Les fêtes de vacances virtuelles sont tout à fait faisables et peuvent être très amusantes si elles sont bien planifiées. Tout le monde est libre de s’inscrire et vous pouvez créer de superbes souvenirs sans louer de salle ni dépenser beaucoup d’argent.

Pour ceux qui n’ont jamais coordonné une fête virtuelle auparavant, cela peut être une tâche délicate, mais nous sommes là pour vous aider. Consultez simplement ce plan étape par étape que nous avons élaboré avec des guides de personnes qui savent comment organiser la fête en ligne.

Étape 1 : reconnaître la situation

Avant de commencer à réfléchir à ces brillantes idées de fêtes virtuelles, nous vous recommandons de vérifier la situation actuelle avec le personnel.

Alors que de nombreux bureaux visent à organiser des fêtes en personne, d’autres gardent les choses strictement en ligne. Prenez une sage décision sur la façon de gérer les vacances et assurez-vous que tout le monde se sente en sécurité.

« La pandémie semble être en route, mais cela ne veut pas dire que tout le monde est sur un pied d’égalité en ce qui concerne les protocoles et leur niveau de confort », a déclaré James Shalhoub, co-fondateur de ailette. « La meilleure approche est une approche mesurée qui est du côté sûr dans la mesure du possible. Vous préféreriez de loin limiter le risque si vous en avez l’opportunité ici, même si vous voulez vraiment réunir tout le monde pour un événement personnel. »

Certaines entreprises adoptent une stratégie de bureau hybride pour leur fête de Noël et accueillent les gens sans pression supplémentaire pour aller ou venir.

« Si vous êtes à l’aise avec le plan hybride, vous pouvez organiser un événement en personne avec une composante en ligne pour les personnes qui préfèrent rester à la maison ou qui ne peuvent pas le faire », a déclaré Chris Hetherington, fondateur et PDG de Peelings. « Cela peut sembler maladroit, mais cela peut en fait très bien fonctionner. Assurez-vous simplement de minimiser les risques et de suivre tous les protocoles de sécurité que vous jugez nécessaires pour organiser un événement en direct à ce stade. Comme toujours, il ne faut pas forcer les employés à quitter leur zone de confort ici. »

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Peu importe comment vous planifiez votre fête de Noël, montrez à vos employés qu’ils sont appréciés. C’est principalement la raison principale d’un tel événement.

« Compte tenu des difficultés que nous avons rencontrées cette année, nous pensons que notre équipe mérite une journée pour célébrer et s’amuser avec ses collègues dans nos bureaux », a déclaré Mary Alice Pizana, directrice des ressources humaines chez Herrman & Herrman SARL. « Nos employés sont la raison de notre succès et nous voulons qu’ils sachent à quel point ils sont appréciés. C’est pourquoi nous prenons le temps d’apprécier votre engagement envers notre entreprise. »

Étape 2 : bien planifier

Si vous avez navigué dans des réunions virtuelles au cours des deux dernières années, vous savez à quel point il peut être fastidieux de planifier de petites réunions.

Pour qu’une fête de Noël virtuelle se passe bien, vous avez besoin de connaissances sérieuses en matière de planification.

« La meilleure façon de planifier un événement comme celui-ci est bien à l’avance, avec beaucoup de tête-à-tête et de coordination entre les équipes », a déclaré Jean Grégoire, fondateur et PDG de Lovebox. « Envoyez des e-mails au moins un mois à l’avance et précisez les dates possibles avec l’aide de votre chef d’équipe. Cela peut être délicat lorsque vous avez des employés dans différents fuseaux horaires, mais le chèque de paie en vaudra la peine si vous trouvez l’heure et la date idéales. Ce n’est peut-être pas parfait pour tout le monde dans votre entreprise, mais j’espère que vous pourrez trouver la meilleure option possible. »

Étant donné que les frais généraux d’une fête virtuelle sont pratiquement nuls, vous pouvez également organiser plusieurs événements auxquels le personnel peut assister en fonction de son emploi du temps. Plus de fêtes = plus de plaisir.

« Qui a dit que vous deviez organiser une seule fête de Noël pour vos employés ? », a déclaré William Schumacher, fondateur et PDG de Nourriture anti-émeute. « Vous pouvez avoir trois nuits d’activité de vacances d’affilée afin que les gens puissent aller et venir à leur guise, car tout le monde a des horaires différents. Chaque nuit peut avoir un thème et un événement principal différents, et il est plus amusant d’étaler les célébrations sur plusieurs jours. Après tout, les gens sont restés assis à leur bureau toute la journée et ne veulent pas rester assis devant l’écran plus longtemps que nécessaire. »

Étape 3 : organiser des activités

La variété des activités virtuelles des fêtes de fin d’année est bien plus grande que vous ne pouvez l’imaginer. Les PDG et managers créatifs ont déjà une longueur d’avance avec des idées innovantes.

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« Comme pour les fêtes personnelles, le plus important est que les gens se réunissent et interagissent, pas des accessoires fantaisistes ou coûteux », a déclaré Derin Oyekan, co-fondateur de Rouleau de papier. « Même les idées les plus basiques comme les anecdotes, le bingo ou les charades peuvent être un bon moment lorsque les gens sont d’humeur pour les vacances. Les meilleures activités sont courtes, précises et précises. Faites plusieurs activités pendant la nuit pour occuper les gens. »

Ce ne sont que les bases, mais certaines entreprises font beaucoup plus pour améliorer leurs fêtes de vacances virtuelles, souvent avec des budgets plus importants.

« Il existe des prestataires de services événementiels qui organisent des fêtes de Noël virtuelles pour des entreprises entières et s’occupent de chaque détail pour vous », explique Melanie Bedwell, responsable du commerce électronique chez OLIPOP. « Si vous êtes prêt à dépenser de l’argent, c’est un moyen infaillible de transformer cela en une fête virtuelle épique. Ils s’occupent également de tous les aspects techniques, vous n’avez donc pas à vous soucier des problèmes informatiques. Pour certains propriétaires et PDG, c’est un rêve devenu réalité car cela leur enlève toute la pression. »

Toutes les activités ne doivent pas nécessairement être intenses et excitantes. Les événements prudents sont également parfaitement acceptables et souvent mieux adaptés aux professionnels confirmés.

« Il peut être plus que suffisant de s’asseoir et de regarder un film de vacances pendant que vous préparez des biscuits en ligne avec l’équipe », a déclaré Ben Teicher, président et chef de la direction de Orientations saines. « Les gens peuvent entrer et sortir du flux vidéo ou de la salle de discussion et donner des mises à jour depuis la cuisine. Vous pouvez plaisanter et simplement vous éteindre avec une expérience nostalgique. C’est sans prétention et convient parfaitement à l’ambiance des vacances. Toutes les fêtes de Noël ne doivent pas être exagérées. »

Étape 4 : soyez un hôte formidable

Une fois que vous êtes l’hôte de la fête, vous devez coordonner les activités et organiser la soirée. C’est beaucoup de responsabilités, alors facilitez-vous la tâche.

« Tous ceux qui ont organisé un événement connaissent les défis et sont toujours présents dans l’environnement virtuel », a déclaré Boye Fajinmi, co-fondateur et président de LaFuturePartie. « Vous devez reconnaître tout le monde à la conférence, remercier des personnes spécifiques, leur donner la parole et tout planifier correctement pour que cela semble naturel et sans effort. Cela fonctionne avec un peu de stratégie et quelques coups de main. »

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Pour ceux qui ont l’honneur d’héberger la fête virtuelle, un plan finement réglé est absolument nécessaire.

« Prenez votre temps et imaginez comment vous voulez que l’événement se déroule, car la dernière chose que vous voulez est de « l’ailer » lorsque des dizaines de personnes se connectent », a déclaré Benjamin Smith, fondateur de disco. « De plus, gardez à l’esprit que les choses sont moins excitantes dans le domaine virtuel, alors gardez le rythme et assurez-vous que les discours et les présentations ne s’éternisent pas. Continuez à déplacer les choses et coupez les choses inutiles si possible. »

Étape 5 : l’esprit de donner

Pensez-vous que nous avons oublié les cadeaux lors de la planification de notre fête de Noël? Absolument pas. Offrir des cadeaux est la plus belle partie des vacances et doit jouer un rôle dans votre prochain événement virtuel.

« L’échange de cadeaux permet de retrouver le plaisir de passer des vacances dans un bureau », a déclaré Najeeb Khan, PDG de Terre d’équipe. « Aucune fête de Noël ne serait complète sans un père Noël secret. Pour garder un père Noël secret dans le bureau virtuel, vous pouvez utiliser un générateur d’échange de cadeaux pour choisir des noms, puis envoyer des cadeaux et attendre d’ouvrir les cadeaux ensemble lors de la fête en ligne. Vous pouvez envoyer des colis physiques qui ajoutent un élément tactile et plus personnel, mais les coéquipiers peuvent également s’envoyer des cadeaux virtuels comme des cartes-cadeaux en ligne ou des abonnements Internet. »

En plus d’échanger des cadeaux entre les employés, les cadres devraient également distribuer des cadeaux aux gens pendant les vacances, que ce soit une carte-cadeau, des collations ou du butin par la poste.

« Comme vous économisez de l’argent à la fête de Noël cette année, rattrapez-vous auprès de vos coéquipiers en leur envoyant quelque chose de gentil », a déclaré Travis Killian, propriétaire et PDG de Confort éternel. « Vous pouvez coordonner la livraison de nourriture à tout le monde en même temps, par exemple pour partager un banquet. C’est bien mieux que le coffret cadeau typique avec une tasse et un tapis de souris. »

Lorsqu’elles sont bien faites, les fêtes de Noël virtuelles peuvent être magiques et mémorables ! Suivez ces étapes pour vous assurer que votre parti est un gagnant.

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